CONTRATACIÓN PÚBLICA
CONTRATACIÓN PÚBLICA
Es el procedimiento a través del cual un ente que pertenece al ámbito público selecciona a una persona, con independencia física o jurídica, para que lleve a cabo la ejecución de una obra, la prestación de un servicio o, en su defecto, el suministro de un bien, todo ello destinado a la satisfacción de una finalidad pública.
- Transparencia: A través de él, la Entidad busca garantizar la moralidad en la contratación, así como la imparcialidad en la selección del contratista o proveedor, al exigir que el proceso se realice a través de unos requerimientos precisos, claros, completos y objetivos. Este principio enlaza los principios de igualdad, publicidad y libre competencia, que sirven de base a la selección del contratista o proveedor, integrando en sus procesos todas aquellas prácticas que generen previsibilidad para que los posibles oferentes puedan evaluar los costos y riesgos en los que incurren al momento de participar en un proceso de contratación, generando así la más amplia competencia posible.
- Economía: Los procesos de contratación se deben adelantar de tal forma que la Entidad pueda seleccionar la propuesta que mejor convenga a sus intereses. Con este principio, se exige que sólo se realicen las etapas y procedimientos estrictamente indispensables para la selección objetiva del contratista o proveedor, e igualmente que la actividad que se desarrolle en la ejecución de las obligaciones a cargo de cada una de las partes, se realice optimizando costos y evitando actuaciones dilatorias, maximizando el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad en sus actuaciones y la protección de los derechos de las personas.
- Responsabilidad: La Entidad busca que quienes intervienen en la actividad contractual, cumplan a cabalidad con las obligaciones a su cargo, a efectos de evitar incumplimientos, retardos o moras que afecten la actividad contractual y deriven en responsabilidades Fiscales, Administrativas, Penales y Disciplinarias.
- Deber de selección objetiva: El cual orienta a la administración, sobre los criterios de calificación para la mejor oferta, haciendo énfasis en factores técnicos y económicos.
- Planeación: En desarrollo de este principio la gestión contractual de la Entidad debe estar precedida por el desarrollo de los estudios, análisis, diseños y demás trámites que permitan definir las condiciones del contrato a celebrar y del proceso de selección pertinente, con el fin que la necesidad que motiva la contratación sea satisfecha en el menor plazo, con la mayor calidad y al mejor precio posible.
Para el desarrollo de las diferentes etapas de los procesos, se han diseñado formatos, los cuales se encuentran en el “Sistema de Gestión de Calidad” de la entidad, con el fin de unificar los documentos a utilizar durante la gestión precontractual, contractual y postcontractual.
- Precontractual: Es la etapa preparatoria de la actividad contractual, que se da en iguales condiciones, sin que importe la cuantía del contrato o de la Oferta, ni el proceso de selección del contratista que se vaya a realizar. Inicia con la necesidad de la Dependencia, plasmada en el “Estudio de necesidad” para todos los procesos. Esta etapa concluye con la selección del contratista o proveedor o con la imposibilidad de seleccionar.
Planeación de la Contratación: La gestión contractual institucional inicia con la elaboración del Plan Anual de Necesidades, que consiste en la preparación, planeación y programación de la adquisición de los bienes, servicios y obras, para suplir las necesidades de la entidad, esto es, cuando los líderes de los proyectos y jefes de áreas, informan sus requerimientos para el desarrollo de su gestión.
Elaboración de los Estudios Previos: Las dependencias que requieren la contratación, deben elaborar los estudios y documentos previos, con el apoyo de los profesionales del Grupo de Gestión Contractual, de acuerdo con las normas vigentes. Los Estudios Previos servirán de base para la elaboración del pliego de condiciones, o del contrato a suscribir. Para mayor claridad se enuncian las actividades a desarrollar en la Etapa Precontractual con su responsable, así:
- Contractual: Inicia con la suscripción del contrato o la Aceptación de la Oferta y finaliza con la terminación del plazo de ejecución del mismo(a).
Elaboración del Contrato: El profesional asignado del Grupo de Gestión Contractual, proyectará la correspondiente minuta de contrato, de acuerdo con las condiciones previstas en los Estudios Previos y demás documentos soportes del respectivo proceso de selección, por lo cual el jefe del área solicitante deberá revisarla y dar su visto bueno, antes de pasarlo a firma del Ordenador del Gasto. De conformidad con el artículo 41 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito. Para la ejecución se requerirá de la aprobación de la garantía y de la existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes. El contratista deberá acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral.
Supervisión o Interventoría: La vigilancia y control de los contratos estará a cargo de un Supervisor o Interventor Externo, según el caso, quienes deberán cumplir las obligaciones fijadas en las Leyes establecidas al respecto, en las normas internas que se expidan sobre la materia y las estipuladas en los respectivos contratos.
Otros aspectos referentes a la ejecución contractual
Modificación a los contratos: Durante la ejecución del contrato pueden presentarse diferentes situaciones que afectan su ejecución, razón por la cual, el supervisor deberá solicitar al Ordenador del Gasto, con mínimo ocho (8) días hábiles de antelación la elaboración de la modificación, adición, prórroga, cesión y/o suspensión respectiva, señalando las razones que originan el cambio, la conveniencia y el beneficio que LA FUNCIÓN PÚBLICA obtendrá. Es de anotar que las modificaciones no podrán realizarse sobre el objeto, sino para adicionar o disminuir actividades, plazo de ejecución, forma de pago, valor, lugar de ejecución, entre otros, es decir aspectos que incidan en la ejecución del Contrato, pero que no cambien su esencia.
Adiciones y Prórrogas: Los contratos se pueden adicionar en valor y prorrogar en tiempo. Las adiciones en valor deben contar con el correspondiente Certificado de Disponibilidad Presupuestal. El Supervisor deberá presentar la solicitud de adición o prórroga, con su respectiva justificación, antes del vencimiento del plazo de ejecución estipulado en el contrato. La adición en valor no podrá ser superior al cincuenta por ciento (50%) del valor inicial del contrato, expresado éste en salarios mínimos mensuales legales (artículo 40 de la Ley 80 de 1993).
Otras Modificaciones: Durante la ejecución del contrato las partes pueden establecer la necesidad de ajustar algunos términos o condiciones pactadas, diferentes a las anteriormente mencionadas, los cuales pueden exigir la inclusión de nuevos contenidos y modificar parte de lo pactado, para poder garantizar la adecuada ejecución del contrato y el logro de los objetivos propuestos. Estas modificaciones deberán estar igualmente justificadas.
Suspensión de los contratos: Si se presentan circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o circunstancias ajenas a la voluntad de las partes que impidan en forma temporal la normal ejecución de los contratos, las partes de común acuerdo podrán suspender la ejecución del contrato, mediante la suscripción de un acta en la cual conste el evento que motivó la suspensión.
Cesión de los contratos: Se presenta cuando el contratista o la Entidad contratante transfieren a otra u otras personas, total o parcialmente los derechos y obligaciones adquiridos con la firma del contrato. Los contratos no podrán cederse sin previa autorización escrita de la Entidad contratante. En el evento en que el contratista no pueda seguir asumiendo la ejecución del compromiso formalizado, el Supervisor del Contrato, podrá solicitar al Ordenador del Gasto la cesión del contrato, a través de una comunicación escrita, proponiendo una tercera persona idónea y capacitada, para que continúe con la ejecución del contrato. El Contratista cesionario debe reunir como mínimo las mismas características exigidas al contratista que propone la cesión y, anexar todos los documentos que acrediten dichas condiciones.
Terminación anticipada de los contratos por mutuo acuerdo de las partes: Procede cuando las partes de común de acuerdo terminan por escrito la relación contractual, antes del vencimiento del plazo de ejecución pactado.
Medidas por el incumplimiento contractual del contratista LA FUNCIÓN PÚBLICA tendrá la facultad de declarar el incumplimiento del contrato, cuantificando los perjuicios del mismo, imponer las multas y sanciones pactadas y hacer efectiva la cláusula penal. Para tal efecto, LA FUNCIÓN PÚBLICA respetará el derecho al debido proceso y aplicará el procedimiento dispuesto en las normas vigentes al momento de los hechos.
Para mayor claridad se enuncian las actividades a desarrollar la Etapa Contractual con su responsable, así:
- POSTCONTRACTUAL: Inicia con el vencimiento del plazo del contrato o de la terminación anticipada o de la Aceptación de Oferta, y termina con su liquidación, cuando se requiera.
Liquidación de los contratos: La liquidación del contrato procede una vez terminado el mismo, con el fin de efectuar una revisión total de las obligaciones ejecutadas, efectuando los reconocimientos o ajustes económicos a que haya lugar, para declararse a paz y salvo, es decir, es un corte de cuentas. La liquidación del contrato, no libera al contratista de la obligación de responder por la estabilidad de la obra o la calidad de los bienes o servicios contratados, por lo tanto, la Entidad deberá adelantar las acciones administrativas y/o legales a que hubiere lugar, cuando se presenten hechos posteriores a la Liquidación del Contrato, que se encuentren amparados en las garantías vigentes del mismo.
Liquidación por mutuo acuerdo: La
liquidación de los contratos tiene por objeto que las partes realicen de común
acuerdo, un balance económico general de las obligaciones contractuales. Este
tipo de liquidación se efectuará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la
finalización del plazo de ejecución del contrato y hasta dentro de los dos (2)
años siguientes al vencimiento del plazo anotado.
Para mayor claridad se enuncian las actividades a
desarrollar en la etapa Postcontractual con su responsable, así:
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