SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL APLICADO

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL.

Los sistemas de información gerencial o también conocidos como sistemas de información de gestión, apoyan la toma de decisiones dentro de una compañía. Su labor principal es la de sintetizar la información de rutina de una empresa para asegurar el buen funcionamiento de los procesos.

Hay un sistema de información gerencial para diferentes departamentos de una compañía. Entre los más utilizados se encuentran marketing (producto, precio, competencia), producción (rendimiento, inventarios, proveedores), finanzas (inversiones, mercados, cotizaciones) y recursos humanos (incentivos, reclutamiento, desempeño). 

SIG APLICADO EN UN CASO REAL.

En este blog expondremos un ejemplo de la necesidad en una compañía de clase mundial, por encontrar una manera de mejorar el control de asistencia de todo su personal, con el fin de obtener resultados más precisos y controlados acerca de indicadores mensuales como jornada laboral y ausentismos.

En este caso se llevo a cabo la implementación de un software que nos permitiera un control de asistencia en tiempo real, el elegido fue Geovictoria.

Este Software busca el desarrollo de una gestión sencilla, intuitiva y eficiente de todos los datos que son determinantes para la operación del control de asistencia de nuestra empresa.

APORTES CONSTRUCTIVOS

JORNADA LABORAL Y CONTROL DE ASISTENCIA

El software para el control y gestión de personas no solo se dedica al control de ingresos y egresos, también cuentan con poderosas herramientas de reportería que nos permite un control eficiente de la jornada laboral de nuestros colaboradores por medio de: 

• Soporte en la nube donde se respaldan los datos de marcación.
• Reporte de atrasos.
• Los tiempos extras realizados.
• Permisos solicitados.

Estas soluciones operan con aparatos que nos permiten el registro e identificación de los trabajadores a sus puestos de trabajo en tiempo real. Geovictoria cuenta con diferentes sistemas:

• Reloj control biométrico con huella: Es el sistema donde se controla la asistencia mediante el registro por huella dactilar. 

• Reloj control biométrico con reconocimiento facial: Posee cámaras y un software con algoritmos que pueden detectar un rostro. 

• Aplicación Móvil: Gracias a la autenticación en la aplicación y la geolocalización pueden registrar asistencia en el lugar asignado.

• Registro web: Solo se debe acceder a una página especial para hacer el registro de asistencia.

 AUSENTISMO LABORAL

Pese a que el ausentismo laboral no se puede evitar completamente, pero sí se pueden adoptar medidas para reducir las cifras en las empresas: Algunas medidas a considerar son:

• Establecer épocas de mayor/menor ausentismo. Gracias al uso de sistemas que pueden gestionar personal, sabremos las cifras históricas de la asistencia de los trabajadores, Así establecemos KPI o indicadores que nos ayuden a preparar para los meses de más ausentismo.

• Dar seguimiento a las ausencias e implementar programas de bienestar. Realizar test o encuestas para conocer los motivos de ausencias de los trabajadores. Teniendo esta información en mano, hacemos mesas de trabajo, conversamos con los empleados. Es más, si una de las razones es el estrés, se puede manejar implementando programas de bienestar.

• Ante todo, comunicación. La base de cualquier medida para disminuir el ausentismo es simplemente conversar. Generar instancia de participación, premios, gratificaciones, celebraciones de días especiales, cumpleaños, acontecimientos importantes. Es importante generar lazos, ya que antes que trabajador, es una persona.

• Seguimiento a las licencias médicas y vacaciones.

Ventajas: Este Software nos ha permitido en corto tiempo:

• Agilizar los procesos automatizando los recursos humanos.
• fortalecer las diferentes operaciones con monitoreo en tiempo real.
• Ahorro de costos con una eficiente gestión de pagos.
• Obtener reportes personalizados y en línea. Para tomar decisiones correctivas y preventivas de Horas Extras, horas no trabajadas, optimización de turnos, atrasos, ausentismo y mucho más.
• Visualizar los indicadores de asistencia con reportes simples, ya que con tan solo un clic descargamos una data en Excel.
• Analizar y estructurar los datos de asistencia del desempeño de cada uno de los integrantes de nuestro equipo.

Desventajas: 

• Lentitud en el sistema
• Demora en la sincronización de las marcaciones.
• En ocasiones se presenta grandes fallas en reportar las no marcaciones, cuando si se realizan de manera oportuna.
• Falta de notificaciones a un correo electrónico corporativo donde nos alerten de las inconsistencias que durante el día pueden presentarse con el tema de las marcaciones.

Teniendo en cuenta a que nos ofrece diferentes sistemas de marcación, es importante desde un inicio poder estandarizar una única forma de realizarla, esto con el fin de evitarnos desviaciones en los resultados que como empresa queremos obtener.